2009 wird sie Pflicht: die elektronische Abwicklung des gerichtlichen Mahnverfahrens. Die Stadtwerke Düren sehen dem gelassen entgegen. Sie haben bereits Ende 2007 den gesamten Rechtsverkehr mit den zuständigen Gerichten digitalisiert – und profitieren von einer schnelleren Bearbeitung.

„Vom viel gepriesenen Wirtschaftsaufschwung spüren wir nichts“, stellt Waltraud Widdau nüchtern fest. Die Leiterin Kundenbuchhaltung bei den Dürener Stadtwerken spielt damit auf die sinkende Zahlungsmoral ihrer Kunden an. So ist die Anzahl der Mahnungen im letzten Jahr gegenüber 2006 um zehn Prozent gestiegen, die Zahl der Sperrungen gar um 15 Prozent. Allein die per Gerichtsbeschluss geltend gemachten Mahnungen haben sich in den letzten fünf Jahren mehr als verdreifacht. Für Waltraud Widdau hat das vor allem mit den wirtschaftlichen Verhältnissen der Kunden zu tun: In den nächsten Jahren werden die Rückstände bei den Stadtwerken Düren jedenfalls weiter steigen, ist sich die Sachgebietsleiterin sicher. „Ich denke, dass wir in der Zwangsvollstreckung effektiver sind als ein externer Dienstleister.“ Waltraud Widdau denkt dabei auch an das gerichtliche Mahnverfahren, das bei den Dürener Stadtwerken automatisiert ist. Technologische Grundlage dafür ist TRIMAHNsprint, ein Softwarepaket für das Forderungsmanagement und den elektronischen Rechtsverkehr (siehe Kasten). Seit November 2007 arbeiten die Stadtwerke damit.

Schluss mit Handarbeit!
Für die vom Ettlinger Softwarehaus cormeta und der Trigon Data aus Hilden entwickelte Lösung entschieden sich Widdau und ihre Mitarbeiter wegen der optimalen Integration der Systeme. „Damit sind wir in der Lage, direkt aus dem Abrechnungssystem heraus elektronische Mahnbescheide zu generieren und an die Gerichte zu senden.“ Die bisherige Software für das gerichtliche Mahnverfahren besaß diese Integration nicht, so dass man alle Daten manuell dort erfassen musste. Alle Daten werden zusammengetragen, aufbereitet, in den speziellen juristischen Modulen auf ihre Plausibilität hin überprüft und für den Mahnbescheid vorbereitet. Waltraud Widdau und ihre Mitarbeiter sehen somit auf ihrem Bildschirm das bereits ausgefüllte Formular und müssen nur noch bei Unklarheiten manuell eingreifen.

Gerichte antworten schneller
Haben sie das Formular freigegeben, übermittelt TRIMAHNsprint den Mahnbescheid per OSCI (Online Services Computer Interface) an das zuständige Amtsgericht. OSCI ist der Protokollstandard für die deutsche Kommunalwirtschaft und die Grundlage für alle geplanten und schon umgesetzten Schnittstellen im elektronischen rechtsverbindlichen Geschäftsverkehr. Umgekehrt informiert das Gericht ebenfalls auf elektronischem Weg die Dürener Stadtwerke über den Stand der laufenden Mahnverfahren und über die anfallenden Gebühren. Zinsen und Zahlungen werden in der TRIMAHNsprint Forderungsverwaltung verarbeitet und bilden die Basis für das automatisierte Mahnverfahren. Ähnlich wie beim E-Mail-Verkehr werden die Informationen täglich von einem Server „abgeholt“. Die Rückmeldungen fließen automatisch in das ERP-System und können jederzeit abgerufen werden. Die Aktivitäten und Verfahrensstände werden zudem in den Kundenstammdaten visualisiert.

Für Waltraud Widdau und ihre Kollegen ist der Aufwand gesunken, da sie die Daten nicht mehr manuell eingeben müssen. „Heute brauchen wir deutlich weniger Zeit für die Erstellung der gerichtlichen Mahnanträge.“ 600 bis 700 sind es jährlich. Zudem hat sich mit der durchgehenden Digitalisierung auch die Bearbeitung seitens der Gerichte beschleunigt: Drei bis fünf Tage dauert es heute, bis der Gerichtstitel zugestellt wird; früher waren es zwei bis drei Wochen. Ein weiterer Pluspunkt: Anders als bei der klassischen Formularbearbeitung werden die Gerichtsgebühren bei der elektronischen Abwicklung automatisch vom Konto der Stadtwerke Düren abgebucht und die Mahnbescheide sofort weiterverarbeitet. Es müssen also keine Kostenmarken oder Gebührenstempler abgerechnet werden.

Neben der Zeitersparnis gefällt Waltraud Widdau an TRIMAHNsprint, wie die Informationen und Auswertungen im System dargestellt sind. So sind beispielsweise für die Mitarbeiter im Bereich Call-Billing alle Kunden, für die ein gerichtliches Mahnverfahren ansteht, auf einen Blick zu erkennen. Auch die Art und Weise, wie cormeta und Trigon Data das Projekt umgesetzt haben, fand Gefallen. „Selbst nichtalltäglichen Anforderungen wurden beide Partner gerecht.“ So musste beispielsweise die Zusammenarbeit mit einer externen Rechtsanwaltskanzlei in TRIMAHNsprint abgebildet werden. Für die Zukunft ist man jedenfalls gut gerüstet: Ab 2009 wird der elektronische Rechtsverkehr mit den Mahngerichten für alle Branchen Pflicht.