Die Hamburger MEGA eG setzt künftig auf SAP HANA. Vom Umstieg auf die In-Memory-basierte Datenbanktechnologie verspricht sich der Großhändler eine insgesamt schnellere Datenverarbeitung und höhere Bedienfreundlichkeit im Tagesgeschäft. Hilfe bei der Einführung kam unter anderem vom Ettlinger SAP-Partner und Branchenexperten cormeta ag.

Der Händler für das Handwerk: Als genossenschaftlich organisierter Zusammenschluss von über 5.600 Malereibetrieben versteht sich die Hamburger MEGA Gruppe als unabhängiger Großhandelspartner für das Fachhandwerk. Neben Farben und Putzen gehört zum Sortiment eigentlich alles, was für die Bereiche Sanierung, Renovierung und Modernisierung benötigt wird: von Boden- und Wandbelägen über Maschinen, Werkzeuge und Dämmsysteme bis zu Trockenbaustoffen. Darüber hinaus bietet die Genossenschaft seinen Kunden und Mitgliedern ein breites Spektrum an Bank- und Versicherungsdienstleistungen.

SAP-Basis wächst mit

Die IT wächst mit dem Unternehmen – das trifft im Besonderen auf die 1901 gegründete MEGA eG zu: Seit 1996 ist die Genossenschaft SAP-Anwender. Anlass war schon damals das kontinuierliche Wachstum, hervorgerufen durch Zukäufe und Fusionen mit anderen Genossenschaften und Großhändlern. Auch in den Folgejahren erweiterte sich das Vertriebsnetz kontinuierlich, neue Niederlassungen kamen hinzu und betriebswirtschaftliche Abläufe verteilten sich auf eine zunehmende Anzahl von Mitarbeitern. Um Transparenz zu schaffen, wurden weitere Integrationen benötigt. Anfang der Nullerjahre integrierte MEGA am Stammsitz in Hamburg ein neues Personalabrechnungssystem sowie SAP CRM 4.0. Seit 2011 nutzt die Gruppe SAP CRM 7.0 für den Außendienst, und für bessere Abläufe im Service und der Auftragsbearbeitung wurden in den Jahren darauf sowohl eine Lagerverwaltungssoftware als auch ein BI- und ein Ticketsystem von SAP eingeführt. Von Anfang an stand die cormeta als Partner zur Seite.

Ziel war dabei immer, aus einer zentralen Serverstruktur heraus möglichst einheitliche Bearbeitungsprozesse für sämtliche Niederlassungen zu ermöglichen. Folgerichtig wurde 2015 mit der Einrichtung von SAP Enterprise Portal auch eine gemeinsame Benutzeroberfläche geschaffen. Ein weiteres Ziel bestand darin, Prozesse im Sinne der Kunden zu verbessern. Ein innovatives Beispiel hierfür ist sicherlich die im Zentrallager in Hannover eingesetzte Fußbodenschneidemaschine, die sich direkt über das zentrale SAP-System ansteuern lässt. Kundenaufträge können damit individuell nach Losgröße 1 angefertigt werden. „Wir haben aktuell 74.000 Produkte und bearbeiten für 45.000 Kunden rund 1,7 Millionen Aufträge pro Jahr“, berichtet Jens Hungershausen, Abteilungsleiter IT bei MEGA. „Um die jährlich wachsende Auftragslage effektiv zu bewältigen, benötigen wir eine leistungsfähige IT-Infrastruktur, die unseren Anwendern schnell die richtigen Informationen zur Verfügung stellt und Prozesse durchgängig und automatisiert aus dem ERP heraus anstößt.“

SAP HANA für schnellere Prozessteuerung

Dementsprechend aufmerksam verfolgte Jens Hungershausen und sein Team von Anfang an die von der SAP lancierte In-Memory-Datenbanktechnologie SAP HANA. Ein Vortrag zum Thema SAP Simple Finance, der auf die neuen Möglichkeiten im Finanzmanagement Bezug nahm, überzeugte schließlich auch die Bereichsleitung und den Vorstand der MEGA eG. Als den Verantwortlichen dann Ende 2015 ein passendes Lizenz- und Zukaufsangebot vorgelegt wurde, entschied man sich für den Datenbankwechsel von Oracle nach SAP HANA. „Jeder, der heute eine SAP-Landschaft betreibt, wird irgendwann den Schritt in Richtung SAP HANA gehen müssen“, so der IT-Leiter. „Um Transparenz zu schaffen, benötigen wir eine schnelle Datenverarbeitung sowie schlanke und anwenderfreundliche Prozesse. Mit dem Wechsel auf SAP HANA schaffen wir die Voraussetzungen, neue bzw. erweiterte Auswertungsmöglichkeiten zu kreieren, mit denen wir schneller an die gewünschten Informationen herankommen.“

So sieht Jens Hungershausen vor allem im Bereich Reporting noch viel Potential für Optimierungen: „Auswertung und Analyse kosteten uns früher viele Wochenstunden – in der Regel bastelten wir manuell irgendwelche Zahlen in Excel aneinander und es kam häufig zu Übertragungsfehlern.“

Als Fachhändler legt MEGA hohen Wert auf die Qualifizierung seiner Mitarbeiter. „Wir benötigen produktaffine Mitarbeiter im Vertrieb – sie sollen keine SAP-Experten sein, sondern gute Verkäufer, die wir schnell an unsere Business-Prozesse gewöhnen können“, betont Jens Hungershausen und präzisiert: „Mit SAP HANA können wir die Abläufe insoweit optimieren, dass unsere Anwender schnell und komfortabel die richtigen Informationen erhalten. Diese treffen dann qualifiziertere Entscheidungen und es ergibt sich daraus automatisch ein verbessertes Bedienverhältnis. So können wir Mitarbeiter schneller einlernen, es kommt zu weniger Fehlern in den Abläufen, und dementsprechend gering ist auch der Aufwand bei der Fehlerkorrektur.“

Schritt für Schritt ans Ziel

Ende 2015 fiel bei MEGA der Startschuss für den internen Datenbankwechsel auf SAP HANA. Im ersten Schritt ging es für Jens Hungershausen und sein Team vor allem darum, die Infrastruktur für den Bereich SAP HANA kennenzulernen und die dabei aufkommenden Fragen zu klären. Dazu wurde ein Workshop anberaumt, bei dem gleichermaßen Experten der SAP sowie des SAP-Partners cormeta ag vor Ort waren. Das Ettlinger Systemhaus begleitet MEGA schon seit über 20 Jahren und übernimmt unter anderem den Service und Support aller SAP-Installationen. Dabei konnte sich die Genossenschaft stets auf das tiefgehende SAP-Knowhow der cormeta-Berater verlassen.

Dank ihrer langjährige Technologie- und Branchenerfahrung war die cormeta in der Lage, die MEGA eG in allen Phasen des Projekts optimal zu unterstützen. Der SAP-Partner hat seine Branchenlösungen bereits komplett für SAP S/4HANA optimiert und betreibt derzeit mehrere SAP S/4HANA-Anwendungen zu Entwicklungs- und Testzwecken im Haus. Zudem gehört cormeta von Anfang an zu den Top SAP-Systemhäusern für den Mittelstand, wenn es um die Betreuung und Portierung eines relationalen Datenbanksystems auf SAP S/4HANA geht. „Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung mit der In-Memory-Technologie können wir einen breiten Support bei der Umstellung bieten“, so Holger Behrens Vorstand der cormeta ag. „Inzwischen haben rund 80 Prozent unserer Berater und Servicekräfte eine Zertifizierung für SAP S/4HANA, die Datenbankmigration machen wir also aus dem Effeff.“

Erarbeitung eines Sicherungskonzepts

Die erste größere Entscheidung, die Jens Hungershausen und sein Team während der Einführung treffen mussten, war, ob man künftig den TDI-Ansatz (Tailored Datacenter Integration) verfolgen oder ein Client-fertiges System aus Server und Storage nutzen will. Man entschied sich für ersteres und damit für die Möglichkeit, das System um beliebige Komponenten zu erweitern. Wichtig war in dem Zusammenhang auch die Erarbeitung eines Sicherungskonzepts. „Die Datensicherung war für uns selbstverständlich ein großes Thema, aber auch hier konnten wir gemeinsam mit Partnern wie cormeta eine Struktur festlegen, bei der wir auf der sicheren Seite sind“, erklärt Jens Hungershausen.

Heute läuft SAP HANA bei MEGA sowohl im Rechenzentrum als auch im Notrechenzentrum, beide sind identisch ausgelegt und werden mit zweimal 2 Terrabyte-Servern betrieben. Auf diesen Servern laufen sowohl das ERP- als auch das BW-System und sind im Notfall sofort verfügbar.

Schnellere Durchlaufzeit schon im Standard

Für den Wechsel auf die SAP HANA-Datenbank wurde eine Testphase von drei Wochen anberaumt. Hierfür wählte MEGA 30 Mitarbeiter aus – ein Querschnitt aus allen Bereichen. Es wurde ein Testkatalog erarbeitet und mit einem Aufwand von zirka 2,5 Tagen pro Mitarbeiter im Testsystem gearbeitet. Ende März 2016 konnte gewechselt werden. Jens Hungershausen und sein Team überprüfen jetzt nach und nach alle Reports auf ihre Laufzeiten – das sind bei MEGA immerhin fast 1.000. Manche laufen automatisch schneller, allein durch das neue System. Mit Hilfe des Code Inspector von SAP werden nun Optimierungsmöglichkeiten ermittelt. So konnten einige Auswertungen von einem halben Tag Durchlaufzeit auf 7 Minuten verkürzt werden. Bei anderen wiederum muss noch etwas Hand angelegt werden. „Wir haben einen halben Tag Schulung in Anspruch genommen und bauen gerade internes Know-how auf“, so der IT-Leiter. „Am Ende sind es aber einfach nur die Grundzüge anständiger und guter Programmierung, wenn man die beherrscht, dann hat man auch mit SAP HANA kein Problem.“ So sind bereits an vielen Stellen SAP HANA-spezifische Erweiterungspunkte eingebaut worden, auch in der Standardprogrammierung. „Allein der Standard bringt da schon eine ganze Menge. Zum Beispiel hatte das Kundenstammblatt bei uns immer eine sehr hohe Laufzeit – das geht heute extrem schnell, ohne dass wir da irgendetwas tun mussten.“

Zusammenspiel aller Partner führt zum Erfolg

„Für uns war das Zusammenspiel der Partner überaus wichtig“, betont Jens Hungershausen. „Wir haben im Verbund mit cormeta, MTI, Cisco und EMC sehr gute Erfahrungen gemacht, das hat wirklich hervorragend funktioniert und war die Grundlage für den Erfolg des Projektes.“

Benefits schon jetzt spürbar

Schon jetzt profitieren die Anwender von schnelleren Ergebnissen etwa bei der Auftragsbearbeitung oder der Disposition, wenn sie z. B. Kunden über das CRM-System suchen oder ihre Dispositionslisten auffrischen. „Das sind teilweise Effekte, die wir jetzt erst mal nur durch die neue Technologie haben, und als nächstes werden wir die Prozesse nach dem SAP S/4HANA-Prinzip der Simplifizierung aufbauen und diese Denkweise vorantreiben.“

Jens Hungershausen meint damit unter anderem die Einführung von SAP S/4HANA Finance, von dessen Funktionalitäten er sich qualitativ bessere Auswertungen verspricht. Durch die neue Datenbanktechnologie laufen betriebswirtschaftliche Auswertungen aber schon jetzt bedeutend schneller. Und das ist vor allem bei Auswertungen mit hohem Datenvolumen spürbar, z. B. bei einer Auftragssperre, bei der die gesperrten Aufträge der letzten sechs Monate selektiert werden oder beim Auftrags-Check, der die Aufträge der letzten drei Monate selektiert und überprüft, ob der Auftrags-Liefer-Faktura-Status zueinander passt. „Für uns war das ein großer Technologiesprung. Wir sind gespannt, welche Möglichkeiten sich in Zukunft noch daraus ergeben!“

 

 

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