Der unverzichtbare Leitfaden für ein erfolgreiches SAP International Project Management

Lesen Sie die Best Practices für die Ausführung von SAP-Lösungen. Hier finden Sie einige nützliche Hinweise, die nach den verschiedenen Projektphasen gegliedert sind.

SAP-Projektimplementierungen wirken sich auf verschiedene Geschäftsabläufe aus, indem sie diese verbinden und funktionsübergreifende Vorteile bieten. Folglich sind sie in der Regel sehr komplex, was durch mehrere Statistiken belegt wird. Mehr als ein Drittel dieser komplexen Projekte konnten erfolgreich abgeschlossen werden, jedoch wurden 45 % der Projekte aufgrund von nicht eingehaltenen Zeit- oder Budgetvorgaben nicht abgeschlossen. Die restlichen 20% dieser Projekte wurden vor Abschluss abgesagt. Angesichts dieser Daten scheint es notwendig zu sein, die besten Praktiken für das Ausführen von SAP-Lösungen zu überprüfen. Hier finden Sie einige nützliche Hinweise, die nach den verschiedenen Projektphasen gegliedert sind.

 

1. Vorbereitungsphase

Die Vorbereitungsphase gilt als die wichtigste Phase, da sie das Endergebnis stark beeinflusst. Daher werden die folgenden Aspekte definiert.

 

Setzen Sie Projektgrundsätze und -ziele. Eine klare Fokussierung auf das was die SAP-Implementierung erreichen muss, ist zwingend erforderlich und sollte speziell auf der Grundlage der verschiedenen beteiligten Geschäftsfunktionen erfolgen. Jeder in der Organisation sollte über die bevorstehenden Veränderungen und Vorteile informiert werden, um sicherzustellen dass es in den späteren Phasen zu einer höheren Akzeptanz kommt.

 

Erstellen Sie ein Implementierungsteam. Das für die Projektdurchführung verantwortliche Team sollte sich aus Personen zusammensetzen, denen das Kundenunternehmen und die IT-Anbieter bezüglich ihrer Herangehensweise und Expertise vertrauen. Das lokale United VARs-Mitglied sollte seine internen Ressourcen für die Bereitstellung und Auswahl der anderen IT-Partner, die internationale Rollouts durchführen können, überprüfen. Es ist zwingend erforderlich, dass die Entscheidungsträger involviert sind, da sonst die Abnahme der Projektdokumentation mehr Zeit in Anspruch nehmen würde als nötig. Ein Team von Business-Experten, die zum Kundenunternehmen gehören sind in der Lage, kompetent in operativen Fragen zu beraten und bedeutende Hilfe im Bereich des Risikomanagements zu leisten.

 

Holen Sie sich die Genehmigung für die Neugestaltung des Geschäftsprozesses. Ein SAP-Projekt hat viel mit IT zu tun, aber die Auswirkungen sind viel größer und für grundlegende Veränderungen in der Arbeitsweise der Organisation des Kunden bestimmt. Tatsächlich durchlaufen interne und externe Geschäftsprozesse einen tiefgreifenden Wandel, der durch die SAP-Lösungen angetrieben wird. Die Heads of Departments (HOD) in den verschiedenen Tochtergesellschaften sollten zusammenkommen und eine klare Strategie für die Neugestaltung des Geschäftsmodells definieren. Dies geschieht so, dass die Auswirkungen auf die Abteilungen antizipiert und genutzt werden.

 

Legen Sie ein Budget und einen Zeitrahmen fest. Zu Beginn des Projekts sollte das Unternehmen Zeit- und Budgetbeschränkungen festlegen um Risiken effektiver zu managen. Manchmal können Versicherungen gegen Verspätungen abgeschlossen werden, ebenso wie Kapitalpuffer, falls die Umsetzung die vereinbarten Kosten übersteigt.

 

2. Kick-off-Phase

Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis. Nach der Festlegung der allgemeinen Richtlinien ist es notwendig, dass die Projektsponsoren, HODs, interne und eventuell externe SAP-Berater ein gemeinsames Verständnis vom Projekt besitzen. Unterstützende Vorlagen und Berichte sollten erstellt werden, um effektiv über die Projektmethodik, die Planung und Durchführung sowie die gewählte SAP-Implementierungsstrategie zu kommunizieren – abhängig von den spezifischen Bedingungen des Projekts.

 

Verhindern Sie Probleme, anstatt sie später zu bekämpfen. Das PMO (Project Management Office) sollte bei der Lösung von Problemen die während des Rollouts auftreten sehr reaktionsschnell sein, jedoch sollte die Hauptpriorität darin bestehen, diese überhaupt zu vermeiden. Daher ist es wichtig vor der Implementierungsphase einige nützliche Mechanismen zu organisieren, mit denen die Auswirkungen potenzieller negativer Ereignisse ausgeglichen werden können. Zum Beispiel, um mögliche Risiken zu identifizieren und kategorisieren oder Präventionspläne für sie zu erstellen.

 

Definieren Sie was Ihr Kunde von Ihnen erwartet. Internationale SAP-Projekte sind zu kompliziert, um allein umgesetzt zu werden, weshalb jedes United VARs-Mitglied auf die Unterstützung von erstklassigen Partnern in den jeweiligen Ländern zählen kann. Der lokale IT-Dienstleister sollte mit dem Kunden seine Gesamterwartung klären, d.h. ob er dem Projekt nur seine Expertise und Unterstützung zur Verfügung stellt, oder Verantwortung übernehmen soll. Dies hängt jedoch vor allem davon ab, ob die IT-Abteilung bereit ist einen Rollout dieser Komplexität zu bewältigen.

 

Legen Sie ein relevantes Erfolgskriterium fest. Jeder Kunde setzt sich seine eigenen Projektziele, die auch über alle Tochtergesellschaften und die beteiligten Akteure hinweg geteilt werden sollten. Andererseits sollten die Erfolgskriterien an die individuellen Ziele des Kundenunternehmens angepasst werden und relevant sein. Darüber hinaus wird allgemein vorgeschlagen, bei der Festlegung des Erfolgskriteriums die SMART-Kriterien zu verwenden; ein Akronym das für Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time-based steht.

 

3. Umsetzungsphase 

Kommunizieren Sie effektiv. Es ist wichtig, dass das Team aus Mitgliedern mit guten Kommunikationsfähigkeiten besteht, da dadurch mehrdeutige Situationen effektiver gelöst werden können. Darüber hinaus ist es wichtig, die kulturellen und geschäftlichen Unterschiede zu berücksichtigen, die in verschiedenen Ländern genutzt werden, da sie durch das Verständnis dieser Unterschiede Missverständnisse reduzieren und Beziehungen stärken können.

Koordinieren Sie mit einem Netzwerk von IT-Anbietern. In einem internationalen Projekt können die indirekten Kosten in Abstimmung mit verschiedenen IT-Anbietern hoch sein. Das Angebot von United VARs macht dies jedoch erschwinglicher. Da der Kunde mit einem lokalen Anbieter zusammenarbeitet, der seine eigenen Tochtergesellschaften auf globaler Ebene hat. Das Mitglied der United VARs würde die Verantwortlichkeiten für das internationale Projekt koordinieren, was den Kunden im Wesentlichen von dieser stressigen Aufgabe befreit.

Befolgen Sie die SAP Best Practices. SAP Best Practices basieren auf vorkonfigurierten Inhalten, Vorlagen, Schritt-für-Schritt-Prozessen und Dokumentationen. Das bedeutet, dass SAP-Partner das SAP-Know-how nutzen und bewährte Richtlinien befolgen können, die den gesamten Prozess rationalisieren. 

 

4. Go-Live-Phase

Den Wandel aktiv fördern. Vor allem, wenn ein Unternehmen ein Projekt erfolgreich gestalten will, muss es seinen Stakeholdern eine effektive Botschaft vermitteln. Das bedeutet, dass ein Großteil der Anstrengungen darauf gerichtet sein wird, den Erfolg des neuen Systems intern zu bewerben um Management, Abteilungen und Mitarbeiter zu überzeugen. Die Hauptpriorität sollte jedoch darin bestehen, die Endnutzer anzusprechen, die einen Großteil ihrer Arbeitsweise anpassen und diejenigen sind, deren Reaktion das Projektergebnis beeinflussen könnte.

 

Organisieren Sie gezielte Schulungen. Training macht wirklich den Unterschied, wenn es darum geht, die alten Geschäftsgewohnheiten in neue zu umzuwandeln. Die Kenntnis der Bedienung des neuen integrierten Systems ist die Voraussetzung für den effektiven Einsatz. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter die Änderung ablehnen, was zu gravierenden Nachteilen führen kann.

 

Entscheiden Sie, wer die Benutzer unterstützen soll. Ein neues System benötigt Zeit, um 100% fehlerfrei zu arbeiten. Nach der Integration des Systems benötigen die Anwender irgendwann die Hilfe von SAP-Experten, die sie bei Problemen unterstützen können.

 

Analysieren Sie die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt. Jede Erfahrung ist voller neuer Erkenntnisse und jede am Projekt beteiligte Person sollte diese Erkenntnisse schätzen und in ihre persönliche Expertise einbeziehen. Auf diese Weise werden die Geschäftspraktiken kontinuierlich aktualisiert und verbessert.

 

ÜBER SOA PEOPLE UND UNITED VARS.

SOA People ist Mitglied von United VARs und Ihr Partner zur Erfüllung von lokalen und gesetzlichen Anforderungen. Nicht nur in lokalen Märkten, sondern auch weltweit. United VARs verbindet marktführende SAP-Mitgliedsunternehmen in über 90 Ländern - und deckt damit alle wichtigen Regionen für Ihre globalen SAP-Implementierungen ab.

Mit den verfügbaren Beratern vor Ort bedeutet dies, dass unsere Mitglieder nicht nur die Sprache sprechen und die lokalen Vorschriften kennen, sondern auch die rechtlichen Änderungen kennen, die den Geschäftsbetrieb Ihrer Tochtergesellschaften betreffen können, um Sie bei Ihrer globalen SAP-Implementierung optimal beraten können. Was uns zu mehr als einem starken Partner macht ist, dass wir eine globale Projektmethodik anwenden, indem wir innerhalb einer Allianz zusammenarbeiten und von dem führenden Lösungsanbieter der Kunden geleitet werden, welcher die Verantwortung für die Projektergebnisse übernimmt und jederzeit der Hauptansprechpartner des Kunden ist.

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